【駐在員が紹介】ビジネス英文メールの書き方５つのポイント

私は40代手前、英語ができない状態でいきなり海外営業部に配属されました。

わけもわからないまま最初に英文メールを書いた時にはめちゃくちゃ緊張しました。グーグル翻訳を駆使しながらかなりの時間をかけて送信したのを今でもはっきり覚えています。

今ではスラスラとメールが打てるようになりましたが、最初は何に気を付けるべきかポイントがわからないもの。

私も沢山恥ずかしい失敗を重ねてきましたので、今日は英文メールを書き方のポイント５つについて具体的な例を交えてお伝えします。

英文メールを書く時の心構え

まず最初に心構えについてです。もうそんなこと分かってるよという人は読み飛ばしてもオッケーです。

①メールは証拠として残ることを意識する

ビジネスの場面ではメールは証拠としてずっと残ります。特に訴訟が日本より日常的な国際的ビジネスの場面ではこのことをしっかり意識しておかないと後悔することになります。

気軽に打ったメールが証拠として会社に重大な損失を与えるリスクもありますし、部下から訴えられるケースもあります。

私が最近経験した例では、取引相手と契約内容交渉していた際に、先方が10年前のメールを証拠として引っ張ってきてそれをネタにゆさぶりをかけてきたことがあります。

メールは重要な証拠として扱われることを意識しておきましょう。

②メールは勘違いやミスコミュが起きやすいことを理解しておく

メールでは相手の感情や考えがうまく伝わりません。

メールは基本的に勘違いやミスコミュニケーションが起きやすいツールだということを理解しておきましょう。

特にメールだと冷たい印象を与えがち。相手に不快な印象や誤解を与えないためにも大事な場面ではメールで要点を伝えた後、電話でフォローすることが必要です。

③メールは多数の関係者に同時に伝わることを意識する

メールは一斉に多数の関係者に伝わることを意識しましょう。

そんなのわかっているよと思うかもしれませんが、例えばメールで相手を責めたり、叱責することは基本NGです。

海外では日本とは文化や習慣が違います。大勢の前でプライドを傷つけられた・侮辱されたと受け取られ、大問題になることケースがあるので注意しましょう。

実は私も大失敗した経験があります。

海外のビジネスパートナーと会議の約束をしていたのですが、相手が直前に日程の変更を言ってきました。色々と関係者も多い中アレンジした上での変更要求だったのでついメールで相手をきつい口調で責めてしまったのですが、先方は侮辱されたと受け取り、先方の副社長まで出てくる事態に発展しました。

特に、英語が喋れないうちはメールで何でも済まそうとしがちです。

私もこの時ホントは先輩から先方に電話して調整するよう言われていたのですが、英語が喋れなかったのでメールで済ませてしまい、それが大失敗のもとになりました。

結局なんとか事態を納めることができたので今となっては良い思い出ですが、同時に忘れられない思い出でもあります。

英文メール書き方のポイント５つ

英文メールの書き方について以下の５つのポイントを元に見ていきましょう。

実際の例文を見ながら書き方のポイントを理解していきましょう。

①件名

件名はシンプルで、後で見て内容がわかるものにしましょう。

このように書くとどのプロジェクトの何のミーティングかわかりやすいですよね。

逆に悪い例は例えば「Meeting」とだけ書くなど後で件名だけパッと見ても中身がわかりません。

悪い例：Meeting

②挨拶

メールの書き出しは挨拶から始まります。

ビジネスの場では『 Dear Mr. Tanaka 』、女性の場合は『 Dear Ms. Tanaka 』のように書くのが一般的です。

社内の相手やカジュアルな場では『 Hi, Mr. Tanaka 』 と書いても大丈夫ですが、通常は「Dear」で書いておけば問題ありません。

ちなみに日系の文化が浸透した職場では『 Dear Tanaka-san』のようにMr./Ms.の代わりにsan を付けても問題ないところもあります。私のベトナムの職場もsan 付けが浸透していて日常的に使ってます。

その後の『 I hope you are doing well 』などは久しぶりに連絡をとる相手に使ったりします。こちらは省略してすぐに要件に入っても構いません。

なお、相手のメールに返信する場合は『 Thank you for your email. 』『 Thank you for your reply. 』などと『Thank you～』から書き始めることが多いのでそれも覚えておきましょう。

③目的と結論

次にメールの目的と結論を書きます。

英文メールではシンプルに書くことが大事。まず最初にメールの目的と結論（伝えたいこと）を書きましょう。

また、大事なポイントには下線を付けたり太字・赤字にすることで相手に要点が伝わりやすくなります。

④詳細

メールの目的と結論（伝えたいこと）を書いたら、その次にその理由や背景など詳細を書きます。

注意点としては一つの文章が長くなりすぎないこと。

特に関係代名詞（Who, Which など）を使うと文章が複雑化して相手に伝わりにくくなります。使っている人を見るとカッコよく見えますが、相手に伝わることが一番大事だということを忘れず乱用しないように注意しましょう。

どうしても文章が長くなる場合は箇条書きにするのもおススメです。

⑤締めの挨拶

最後に締めの挨拶をしましょう。

私は一日に10～30通くらい英文メールを書いてますが、その95％くらいに『 Thank you. 』とか『 Thanks. 』を付けています。

最後のお約束みたいなものですね。

『Best Regards』 や『Regards』も結びの言葉として定型の言い回しです。

まとめ

以上、英文メールの書き方の心構えと書き方のポイントについてお伝えしました。

最後に大事なことを一つ。

それは『細かい文法のミスは全く気にしなくて良い』ということ。

最初のうちは

• 文法があってるかな？
• 単数形・複数形間違ってないかな？
• 時制はあってるかな？

とか色々気になってメールを書くのに時間がかかってしまうものです。私もそうでした。

しかし、正直誰もそんな細かいとこ気にしてません。

ほとんどの人がメールはサラッと読み飛ばしていきます。通常一つのメールを読むのに1分くらいしか時間をかけないので、

細かいミスなんて気にしないし、気づいてもすぐ忘れます。

私も今でも複数形や単数形など細かい文法ミスをしてますが、細かいミスはどうでもいいということがわかってから全く気にならなくなり、メールを書くスピードが格段に速くなり、仕事の効率があがりました。

あまり一つのメールにこだわりすぎず、気楽にいきましょう。