こんにちは、ニコです。
早いものでベトナムに赴任して間もなく２年が経ちます。
もうすぐ労働許可証（ワークパーミット）の期限が切れるので更新に必要な書類を揃えないといけないのですが、スタッフからベトナム側もロックダウンで動きがとれないため、いつもはベトナムでやっていた手続きも含めて「ニコ、おまえが日本で全部準備してくれ」と言われました。
というわけで日本で健康診断して、領事認証まで全て自分でやるはめに。
これがかなり大変でした。。。
２年前にベトナムに赴任した時は、ベトナムの病院で健康診断を受けて、手続き関係もスタッフが全部やってくれたのでラクちんだったのですが、今回は事情が違います。そもそも日本の病院側がベトナムの労働許可書用の健康診断をすることに慣れていません。
ほとんどの人はベトナムで健康診断を受けてるはずです。私のように日本で全部やるのはなかなかないケースだと思うので今後のための備忘録も兼ねて皆さんの参考になればと思い、私の経験をシェアします。
全体の流れ～健康診断から領事認証まで～
全体の流れは以下の通りです。東京や大阪に住んでいれば問題ありませんが、地方に住んでいる場合、外務省と在日ベトナム大使館での手続きが郵送になるため時間がかかるということに気を付けましょう。
病院の予約から含めて完了まで私の場合は大体３週間～１ヶ月くらいかかりました。
- 健康診断
- 公証役場での証明
- 法務局での証明
- 外務省での公印確認
- 在日ベトナム大使館での領事認証
※健康診断を国公立病院で受診した場合２と３は不要
１．健康診断
まず近くの病院で健康診断を実施している病院を探しましょう。
後の手続き（公証役場・法務局）を簡略化するために私立病院ではなく国公立の病院で受診できればベストです。
これが結構大変でなかなか対応してくれるところが見つかりません。私の場合は病院に電話をかけまくって、運よく国公立病院で受診することができました。
また、病院にベトナムの労働許可証用の健康診断であること、所定のフォーマットがあることを伝えましょう。フォーマットについては私はベトナム人のスタッフにお願いして送ってもらいました。
英語とベトナム語で併記されたものになります。ですので、病院側に英語ができる医師がいないと断られる場合があります。
１枚目は自分で記入し、２＆３枚目は医師の記入になります。また、病院名・医師名・医師のサイン・日付と病院印をしっかりと記入する必要があります。
ネット上では検査項目として「HIV、HBsAg(B 型肝炎)、VDRL(梅毒)、RDTs(マラリア)の検査が要求される」と記載されている記事もあるようです。しかし、私のフォーマット上では特に要求されておらず、結局検査はしませんでした。
２．公証役場での証明
上記の健康診断が私立病院で行われた場合、診断書は「私文書」という位置付けになります。
その場合、後の外務省の認証手続きの前に公証役場と法務局で証明手続きをする必要があります。これは「この診断書が〇〇私立病院が発行したものに間違いない」という証明をする手続きです。
外務省は私文書をそのまま認証できないのでこのプロセスが必要になるのですが、国公立病院が発行したものは「公文書」になるため、この公証役場と次の法務局の手続きは省略することができます。
私の場合も運よく国公立病院で受診できたため、公証役場と法務局の手続きは省略することができました。
なお、公証役場の手続きの詳細については近くの公証役場に事情を相談すれば丁寧に教えてくれるはずです。
証明のやり方としては「これは〇〇病院の発行した診断書に間違いない」という宣言書を作り、それに申請者（あなた）の署名をして、それを公証役場が証明するという形になります。宣言書の準備も含めて近くの公証役場に相談してみましょう。
また、本人と住所確認のため、運転免許証を持参する必要があります。また、基本的に住所は日本国内である必要があるので、公証役場に対して、「一時帰国中で本当は日本に住民票ありません」などと余計なことは言わないことをお勧めします。話がややこしくなるだけですので、単に日本の住所が記載された運転免許証を提示すれば問題ありません。
書類の中身等によって状況も違うかと思いますが費用は大体１万円程度です。
事前に予約して、当日は大体１～２時間くらいで手続きが終わります。
３．法務局での証明
公証役場での手続きが終わったらその足で法務局に行きましょう。
大体の場合、法務局は公証役場の近くにあることがほとんどです。予約も費用もいりません。窓口に行って事情を伝えれば手続きしてくれます。
これはさきほどの手続きが正式な公証人によってなされたことを法務局が証明する手続きです。
こちらも大体１～2時間くらいかかります。
４．外務省での公印確認
次に外務省での公印確認を行います。これは日本の官公署，自治体等が発行する公文書に対する外務省の証明のことです。
ちなみに提出する先がハーグ条約を締結している国だと公印確認ではなくアポスティーユと呼ばれる手続きをすることが可能です（これにより、次のステップである在日大使館での領事認証が不要になる）。しかし、ベトナムはハーグ条約を締結していないため、アポスティーユではなく公印確認での手続きとなります。
外務省は東京と大阪分室の２つの窓口があります。私は一時帰国先が地方のため、郵送で手続きを行いました。また、コロナ感染拡大のため、外務省も郵送で手続きするようお願いしています（2021年現在）。
手続きについては申請書と書類原本、それに返信用封筒を送るだけです。 費用はかかりません。 詳細は外務省のHPを参照ください。
大体発送して手元にもどってくるまで１週間～10日くらいかかります。
５．在日ベトナム大使館での領事認証
外務省での公印確認が済んだら次は在日ベトナム大使館での領事認証です。ベトナム大使館は東京にあります。
その他、大阪や福岡に在日ベトナム領事館があり、こちらでも領事認証が可能です。
職員は基本的にベトナム人です。一応、日本語か英語が話せますが、そこまで流暢でもないため、電話で相談してもなかなか細かい相談は難しいかなと思います。しかも電話もなかなか繋がらいことが多く、メールを送っても返信がくるまでかなり時間がかかります。
私は大使館の手続き案内（下記リンク）を参考に郵送で申し込みをしました。
- 認証申請書（上記からダウンロード）
- 外務省の印が押してある書類原本
- 認証代 ５千円
- 返送郵送手数料 1500円
- 着払いゆうパック
手数料は現金書留で送る必要があります。上記一式を封筒に入れて郵便局に行って現金書留で送付したいと相談すれば対応してくれます。現金書留は定型封筒でしか送れないと思っていましたが、定形外でも窓口に持って行って相談すれば問題なく送れます。
大体発送して手元にもどってくるまで１週間～10日くらいかかりました。
まとめ ～ 一番良いのはベトナムで受診すること～
以上、かなり手間がかかる作業でした。
やはり一番良いのはベトナムで健康診断を受けることですね。病院側も慣れてますし、手続きもスムーズです。 今回はコロナの関係で仕方なかったとはいえ、二度とやりたくないなというのが正直なところです。ただ、手続きについては色々と自分で調べたおかげでだいぶ勉強になりました。
この手続きについてはベトナムに限らず他の国についても基本的に同様で、外国に提出する書類は公的な証明をする必要があります。ちなみに外務省の公印確認と在日ベトナム大使館での領事認証については日本ではなく、ベトナムで実施することも可能です。詳細は下記JETROの説明資料がわかりやすかったのでご参考にされてください。
皆さんの参考になれば幸いです。
それでは今日も良い一日を。